Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Les données personnelles sont traitées par la société API solutions, dont le siège social est situé 12 Chemin de Marcouly, 12350 MALEVILLE, immatriculée sous le numéro SIRET 79946138900022. Contact : support@apicontact.fr.

Pour toute question relative à vos données, contactez notre référent :
FAURY Elodie - efaury@api-solutions.fr

2. Champ d’application

La présente politique s’applique à l’ensemble des services APIcontact :

• le site d’assistance support.apicontact.fr (formulaire d’ouverture de ticket) ;
• nos applications mobiles de téléphonie (iOS et Android) ;

Elle explique quelles données nous collectons, pourquoi, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.

3. Données que nous collectons

3.1 Via le site d’assistance (formulaire de ticket)

Lorsque vous ouvrez un ticket, nous collectons vos nom et prénom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone (facultatif), votre société ou compte APIcontact (facultatif), ainsi que l’objet et la description de votre demande. Une adresse IP et un horodatage techniques peuvent être enregistrés à des fins de sécurité.

3.2 Via les applications mobiles de téléphonie

Selon votre utilisation de nos applications de téléphonie, nous pouvons traiter :

• Données de compte et de connexion : identifiant utilisateur, identifiants SIP, informations de configuration nécessaires à l’enregistrement de la ligne.
• Données d’appel (métadonnées) : numéros appelés ou appelants, date, heure et durée des appels, état des communications, journaux techniques nécessaires au fonctionnement et au dépannage du service.
• Contenu des communications (enregistrements) : notre application permet d’enregistrer les appels. Lorsque cette fonction est utilisée, l'enregistrement audio et vidéo de la communication de la conversation est conservé sur nos serveurs sécurisés, hébergés au sein de l’Union européenne, et n’est accessible qu’aux personnes autorisées.
• Répertoire / contacts : avec votre autorisation, l'application accède au carnet d'adresses de votre téléphone afin d'afficher le nom de vos correspondants lors des appels et de faciliter la numérotation. Ces contacts ne sont pas transférés vers nos serveurs à des fins commerciales.
• Jetons de notification push : identifiants techniques fournis par Apple (APNs) et Google (FCM) permettant de vous signaler les appels entrants et messages.
• Données techniques et de diagnostic : modèle et système d’exploitation de l’appareil, version de l’application, adresse IP, identifiants techniques, rapports de plantage et journaux d’erreurs.

Enregistrement des appels - information importante. L’enregistrement d’une conversation est encadré par la loi : les participants doivent en être informés au préalable. Lorsque vous activez l’enregistrement, il vous appartient d’informer votre correspondant et le cas échéant, de recueillir son accord, conformément à la réglementation applicable. Les enregistrements sont conservés de façon sécurisée pendant 180 jours, puis supprimés. Vous pouvez demander l’accès à un enregistrement vous concernant, ou sa suppression, à support@apicontact.fr.

3.3 Données de navigation (journaux serveur)

Comme la plupart des sites, notre site d’assistance enregistre automatiquement certaines données techniques lors de votre visite : adresse IP, type de navigateur et d’appareil, pages consultées, date et heure d’accès et page d’origine. Elles servent au bon fonctionnement du site, à sa sécurité et à des statistiques de fréquentation.

4. Autorisations demandées par l’application

Pour fonctionner, l’application peut demander certaines autorisations sur votre appareil. Vous pouvez les refuser ou les révoquer à tout moment dans les réglages du téléphone, étant entendu que certaines fonctions pourraient alors ne plus être disponibles :

• Microphone : indispensable pour passer et recevoir des appels.
• Notifications : pour vous alerter des appels entrants et des messages.
• Caméra : pour les appels vidéo et les réunions en visioconférence.
• Accès aux contacts : pour afficher le nom de vos correspondants et faciliter la numérotation.
• Réseau / exécution en arrière-plan : pour maintenir la ligne et recevoir les appels lorsque l’application n’est pas au premier plan.
• Bluetooth : pour l'utilisation de casques et kits mains libres lors des appels.

5. Finalités et bases légales

• Fournir le service de téléphonie (connexion, appels, notifications) - base légale : exécution du contrat qui nous lie à vous.
• Enregistrer les appels lorsque vous activez cette fonction - base légale : votre consentement (à charge pour vous d’informer vos correspondants et le cas échéant, de recueillir leur accord).
• Traiter vos demandes d’assistance - base légale : votre consentement (case à cocher du formulaire) et notre intérêt légitime à vous répondre.
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude et corriger les incidents - base légale : notre intérêt légitime.
• Respecter nos obligations légales (comptables, réglementaires) - base légale : obligation légale.

6. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins commerciales. Elles peuvent être traitées par des prestataires techniques agissant pour notre compte :

• OVHcloud - hébergement du site et e-mails.
• Apple et Google - acheminement des notifications push (appels entrants, messages) vers votre appareil.
• Opérateur de télécommunications (fournisseur de trunk SIP), situé dans l'Union européenne - acheminement des appels vers le réseau téléphonique.

Nous pouvons également être amenés à communiquer vos données lorsque la loi l’exige, sur demande d’une autorité compétente ou d’un tribunal, ou pour faire valoir nos droits.

7. Transferts hors Union européenne

Nos données de support et de téléphonie sont stockées au sein de l’Union européenne. Toutefois, l’acheminement des notifications push par Apple et Google peut impliquer un transfert de certaines données techniques hors de l’UE. Ces transferts sont encadrés par les garanties appropriées prévues par le RGPD (notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne).

8. Durée de conservation

• Demandes d’assistance : conservées un an, puis supprimées automatiquement.
• Données de compte : conservées pendant toute la durée de votre contrat, puis 1 an après sa résiliation.
• Journaux et métadonnées d’appel : 12 mois, puis suppression ou anonymisation.
• Enregistrements d’appels : 180 jours, puis suppression.
• Données de diagnostic / plantage : 90 jours, puis suppression.

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données : communications chiffrées (TLS/SSL), accès restreint aux personnes habilitées, hébergement dans des centres de données sécurisés au sein de l’UE.

10. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment et de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. Pour les exercer, écrivez à support@apicontact.fr.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

11. Communications commerciales

Nous pouvons vous adresser des informations sur nos services et nouveautés. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans frais, via le lien de désinscription présent dans chaque message ou en écrivant à support@apicontact.fr.

12. Cookies et traceurs

Le site d’assistance utilise uniquement un cookie technique de session, nécessaire à son fonctionnement ; aucun cookie publicitaire ou de suivi n’est déposé. Les applications mobiles n’utilisent pas de cookies mais peuvent recourir à des identifiants techniques nécessaires à leur fonctionnement et à la mesure de leur stabilité.

13. Protection des mineurs

Nos services s’adressent à des professionnels et ne sont pas destinés aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs.

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons faire évoluer cette politique. Toute modification sera publiée sur cette page, avec une date de mise à jour actualisée. En cas de changement important, nous vous en informerons par un moyen approprié.

15. Contact

Pour toute question relative à cette politique ou au traitement de vos données : support@apicontact.fr.